Digitale kvitteringer: mindre papir og styr på bogføringsloven

Papirkvitteringer er en lille post i en virksomheds miljøregnskab, men de er et af de nemmeste steder at skære papir væk. Og med den nye bogføringslov er digital opbevaring af bilag ikke længere kun et grønt valg. For de fleste virksomheder er det et krav.

Problemet med papirkvitteringer

• Kvitteringer fra kasseapparater er typisk printet på termopapir, som ikke hører til i papirgenbruget.
• BPA har været forbudt i termopapir i EU siden 2020, men erstatningsstoffer som BPS bruges stadig.
• Papirbilag fylder i mapper og ringbind og skal gemmes i fem år.
• Bilag, der skal samles, kopieres og afleveres til bogholderen, koster arbejdstid.

Bogføringsloven kræver digitale bilag

Den nye bogføringslov trådte i kraft i 2022 og er indfaset i etaper. Selskaber blev omfattet først, og siden 1. januar 2026 gælder kravene også for personligt ejede virksomheder og foreninger med en nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk.

Kort fortalt skal virksomheder, der er omfattet:

• bogføre i et digitalt bogføringssystem, enten et system registreret hos Erhvervsstyrelsen eller et andet system, der lever op til de samme krav
• opbevare bilag og registreringer digitalt
• kunne dokumentere ændringer i bilag og registreringer

Overholder virksomheden ikke reglerne, risikerer den bøde. Tjek Erhvervsstyrelsens vejledning, hvis du er i tvivl om, hvornår din virksomhed er omfattet.

Sådan kommer du i gang

Skiftet handler mest om rutiner. Med en kvitteringsapp eller bogføringssystemets egen app fotograferer du bonen, så snart du får den, og den når aldrig at forsvinde i en lomme.

1. Vælg system: Brug et bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Så slipper du for selv at dokumentere, at kravene er opfyldt.
2. Bed om digitale kvitteringer: Mange leverandører kan sende kvitteringen på mail eller som e-faktura.
3. Lav en fast rutine: Fotografér papirbonen med det samme, så den ikke bliver væk.
4. Lær medarbejderne op: Udlæg og firmakort er dér, hvor bilagene oftest mangler.

Hvad får virksomheden ud af det?

Mindre papir, færre ringbind og mindre tid brugt på at jagte bilag i slutningen af kvartalet. Og når bogføringsloven alligevel kræver digital opbevaring, er det oplagt at gøre bilaget digitalt i det øjeblik, kvitteringen bliver udstedt, frem for at scanne en bunke papir bagefter.

Læs også, hvorfor europæisk software kan give mening for danske virksomheder